そのメディアリスト、メンテナンスされていますか?

プレスリリース配信において、メディアリストはとても重要なものです。
いかに素晴らしい内容のリリース原稿でも、適切なメディアに届かなければ意味がありません。
メディア担当者の人事異動や組織変更などは頻繁に行われています。
メディアリストも、常に最新の情報にメンテナンスしていく必要があります。
今回は、メディアリストの「品質」「許諾」「鮮度」「整合」という4つの視点から、
メディアリストメンテナンスの重要性についてご紹介します。

プレスリリース配信の成否は「メディアリストメンテナンス」で決まります

プレスリリースを配信する時に利用するメディアリスト(送り先リスト)とは、言うまでもなく、配信先メディアの媒体名や住所、電話・FAX番号、メールアドレス、担当者の部署名、役職名、氏名などが整理されたものです。
広報部の方であれば、必ずお持ちになっているかと思います。過去にコンタクトしたことのある記者や、記者発表会やイベントなどで入手した名刺、あるいは直接メディアに連絡して入手した情報などをもとに作成されます。

メディアリストは、一度作成したら完成ではありません。定期的なメンテナンスが必要です。
例えば、テレビやラジオなどの放送局は、半期に一回改編があり、その度に番組編成・出演者・スポンサー等の変更や人事異動が行われています。雑誌は新刊・休刊・廃刊が頻繁に発生しますし、WEBメディアの場合にはもっと新陳代謝が活発です。
メディア業界は、他の業界に比べて人事異動や組織変更が頻繁に行われているのです。
媒体名、部署名、担当者名、メールアドレス、FAX番号などが変更になれば、プレスリリースを届けることができなくなってしまいます。

プレスリリース配信においては、メディアリストが “要” です。メディアリストを生かすも殺すもメンテナンス次第なのです。

メディアリストメンテナンスに必要な4つの視点

メディアリストのメンテナンスを行なう際には、「品質」「許諾」「鮮度」「整合」という4つの視点が必要です。

まず「品質」ですが、特に新しいメディアを登録する際には、リストアップすべきかどうかを十分に検討する必要があります。プレスリリースを届けるにふさわしいメディアかどうか、ということです。
また、更新する際にも、そのメディアがクォリティを維持できているかどうかのチェックが必要です。

次に「許諾」、パーミッションです。そのメディアの部署なり担当者が、「当該発信者のプレスリリースを受け取ることを許可している」ということ。これは大変重要なことです。許可も得ないで勝手に送ることは逆効果になってしまいます。「送っていいですか?」「はい、受け取ります」という関係ができた上で、リストアップしなければなりません。
しかも、一度許可を得たからと言って、永遠に送っていいとは限りません。メンテナンス時には、「これからもお送りしていいですか?」と、許諾の再確認を行なう必要があります。

そして「鮮度」、フレッシュかどうか。最新情報に更新されているかどうか、ということです。前述の、媒体名、部署名、担当者名、メールアドレス、FAX番号などに変更がないかどうか。担当者が異動した場合には新しい担当者にコンタクトし、受信の「許諾」について確認する必要があります。

最後に「整合」。これは、送り手と受け手の「マッチング」です。
プレスリリースの受け手であるメディア側としては、自分たちが望んでいる内容のプレスリリースが送られてくるのかどうかが重要です。そして、送り手である企業・団体から見れば、届けたいメディアに受け取ってもらえているのかどうかが問題です。
メディア側としては、不要なリリースばかりが届けば困ります。企業・団体としては、関係のないメディアに送っていては無駄になります。送り手と受け手 ── この2つがきちんとマッチングして初めて、プレスリリース配信が成立したと言えます。
ちなみに、PRワイヤーではこのマッチングを、159種類の「配信カテゴリ」で実現しています。

PRワイヤーのメディアリストメンテナンス

PRワイヤーでは、以上の4つの視点を大切にしつつ、定期的に年2回、メディアリストを徹底的にメンテナンスしています。
メディアの人事異動の時期にあわせて年2回(6月と11月)、すべての配信先にメールアドレスやFAX番号、宛先、必要な「配信カテゴリ」、受信の許諾など、メールや電話で徹底的に確認。常に最新のリストをご利用いただくため、きめ細やかな対応を行っています。

PRワイヤー「こだわりのメディアリスト」。特徴は以下の4つです。

  1. まず、PRワイヤーのメディアリストには、「プレスリリース受信を希望しているメディアのみ」登録されています。だからこそ、PRワイヤーから配信されたリリースは読まれやすく、記事として「取り上げられる」確率が高くなるのです。・・・【受信許諾】

  2. さらに、報道機関としてきちんと運営されているメディアであるかどうか、フリーのジャーナリストなら寄稿している媒体はどこか、などをしっかりと確認・審査した上で登録しています。配信先は2,250媒体・3,300カ所。新聞・雑誌・テレビ・ラジオ・WEBメディアはもちろん、編集プロダクションや番組制作会社など「取り上げられる」上で必要な配信先を揃えています。・・・【品質管理】

  3. 年2回の定期メンテナンスだけでなく、必要に応じて随時情報を更新しています。さらに、登録メディアには「プレスサイト」という専用サイトが用意され、配信されたプレスリリースが閲覧できるほかに、受信方法や「配信カテゴリ」などの登録情報を随時変更することができます。・・・【鮮度管理】

  4. マッチングを実現するための「配信カテゴリ」は、メディア側の情報ニーズをもとに159種類に分類し、配信先メディアにも受信したいカテゴリを選択してもらっています。お客様はプレスリリースの内容にあうカテゴリを選択するだけで、最適なメディアに配信できます。・・・【マッチング最適化】

PRワイヤーの「オリジナルリスト配信機能」

PRワイヤーでは、お客さまがお持ちのメディアリストとPRワイヤーのメディアリストの両方にリリース配信することができます。これが「オリジナルリスト配信機能」です。

メールアドレスとFAXに対応しており、PRワイヤーのプレスリリース配信をご利用いただければ、追加料金がかからず無料でご利用いただけます。2,000件まで登録ができ、プレスリリースの内容によってリストを分類し保存することも可能です。
ご登録いただく際にメディアからの返信先を設定しますので、メディアからの問い合わせや配信先変更などのメールを、お客様に直接送信することができます。ほかにも未達情報が取得できるので、随時メンテナンスが可能になります。

今回はメディアリストのメンテナンスについてご紹介しました。
メディアリストは情報発信活動の基本。プレスリリース配信の “要” です。メディアに「取り上げられる」には、まずはプレスリリースがメディアにきちんと届くことが第一歩。
PRワイヤーの、徹底的にメンテナンスがされた「こだわりのメディアリスト」、そして自社リストにも同報できる「オリジナルリスト配信機能」を、ぜひ活用してみてください。
    

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